- TECHNOFOBIA
- Posts
- Jak maile psują nasze szczęście? | TECHNOFOBIA | Newsletter Artura Kurasińskiego
Jak maile psują nasze szczęście? | TECHNOFOBIA | Newsletter Artura Kurasińskiego
Maciej Marek & Artur Kurasinski
November 30, 2023
Kto nie zirytował się na bezustannie spływające wiadomości mailowe, niech pierwszy rzuci kamieniem. Nie ma znaczenia, czy pracujesz w startupie, korporacji, czy masz swój biznes. Okazuje się, że poczta elektroniczna ma negatywny wpływ na nasze samopoczucie i doraźnie wpływa na wypalenie zawodowe.
Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine przeprowadzili badanie, którego celem było zrozumienie wpływu poczty elektronicznej na poziom stresu.
Wzięło w nim udział czterdziestu pracowników biurowych, którzy zostali wyposażeni w bezprzewodowe monitory tętna na dwanaście dni. Dodatkowo obserwowano, kiedy użytkownicy korzystają z komputera, tak by znaleźć związek między pracą na skrzynce mailowej a stresem.
Wynik? Więcej czasu spędzonego na e-mailach zwiększało poziom stresu.
W innym badaniu naukowcy wykorzystali kamery termowizyjne do wykrywania wywołanych stresem „wykwitów ciepła" na twarzy. Co zaskakujące, okazało się, że grupowanie wiadomości e-mail, często sugerowane jako strategia redukcji stresu, nie zawsze działało.
W rzeczywistości, w przypadku osób podatnych na neurotyzm, metoda ta zwiększała stres. Prawdopodobnie działo się to z powodu niepokoju związanego z pilnymi wiadomościami. Zauważono również, że zestresowane osoby miały tendencję do szybszego, ale mniej przemyślanego odpowiadania na wiadomości, a narzędzie do analizy tekstu ujawniło większe prawdopodobieństwo przelewania swojej frustracji na cyfrowy papier.
Stwierdzono, że chociaż poczta elektroniczna oszczędza czas w komunikacji, ma również istotne wady, sugerując, że organizacje powinny dążyć do ograniczenia tego rodzaju komunikacji. Kolejne badanie, które pośrednio pokazuje negatywny wpływ e-poczty, przeprowadzono w 2019 w Szwecji. Wynikło z niego, że bycie pod ciągłym prądem komunikacyjnym negatywnie wpływało na stan zdrowia pracowników.
Zastanów się – czy ciągła potrzeba sprawdzania skrzynki pocztowej nie wywołuje u Ciebie rosnącej frustracji, niepokoju czy przytłoczenia?
To wszystko prowadzi do depresji. Te odczucia, w połączeniu z wynikami badań, podkreślają potrzebę bardziej zrównoważonego podejścia do poczty elektronicznej w naszym życiu zawodowym.
Niepokój spowodowany korzystaniem z poczty elektronicznej w pracy jest czymś więcej, niż tylko niedogodnością. Ma on głęboki wpływ na wydajność, zdrowie i utrzymanie na stanowisku pracowników.
Nieszczęście spowodowane nadmiernym korzystaniem z poczty elektronicznej może prowadzić do wypalenia zawodowego. To z kolei może przełożyć się na zwiększoną rotację pracowników, co ma wpływ na wyższe koszta dla firm. Oprócz jednostki traci na tym społeczeństwo, bo zwiększają się również koszta opieki zdrowotnej.
Harvard Business School przeprowadziło kolejne badania wraz z Boston Consulting Group i widzimy jasną korelację między tymi liczbami: gdy przyznano konsultantom ds. zarządzania przerwy, w których mogli odpocząć od poczty elektroniczne, ich długoterminowe zaangażowanie w pracę znacznie wzrosło. Z 40% do 58%!
Maile są podstawą naszej komunikacji. Według raportu Radicati Group z 2019 roku, na świecie korzystało z nich około 3,9 miliarda użytkowników, a liczba ta miała wzrosnąć do 4,3 miliarda do 2023 roku. Jednak te dane nie rozróżniają użytkowników korzystających z e-maili wyłącznie w celach zawodowych. Można przypuszczać, że znacząca część tej liczby to osoby wykorzystujące e-mail do celów zawodowych.
Dlatego sytuacja ta wykracza poza pojedyncze firmy, wpływając na ogromną liczbę pracowników wiedzy na całym świecie. Powodowane przez to zbiorowe niezadowolenie jest ogromne i nie można go ignorować. Zwłaszcza jeśli mamy środki, aby je zmniejszyć.
MAMY TO W NOSIE
Jednak biznes często bagatelizuje psychologiczne skutki korzystania z poczty elektronicznej. Przypisują je nieproduktywnemu zarządzaniu skrzynką mailową lub słabościom jednostek. Problem jest jednak znacznie głębszy i zakorzeniony w fundamentalnych ludzkich motywacjach.
Nasza potrzeba interakcji społecznych jest potężną siłą napędową. Mózg jest przystosowany do kontaktu ze społeczeństwem. Ta cecha ewolucyjna sprawia, że odnosimy sukcesy jako gatunek. Jednocześnie oznacza, że gdy nasza potrzeba interakcji społecznych jest niespełniona, doświadczamy niepokoju.
Przytłaczające tempo komunikacji e-mailowej w miejscu pracy odzwierciedla tę udaremnioną interakcję społeczną. Jesteśmy bombardowani wiadomościami szybciej, niż jesteśmy w stanie je przetworzyć, co powoduje poczucie zaległości w naszych zobowiązaniach społecznych.
Niestety racjonalne wyjaśnienie, że nieprzeczytanie, czy nieodpisanie na maila, nie oznacza zaniedbania i wcale nie łagodzi niepokoju w naszych głowach.
Sedno sprawy jest jednak głębsze. Duża ilość komunikacji wymagana przez pocztę elektroniczną jest w bezpośrednim konflikcie z naszymi starożytnymi obwodami społecznymi. W pewnym sensie używamy metody współpracy, która jest sprzeczna z naszą wrodzoną naturą społeczną, co skutkuje po prostu nieszczęściem.
To właśnie to tworzy potrzebę fundamentalnego przemyślenia sposobu, w jaki korzystamy z poczty elektronicznej i komunikacji cyfrowej w miejscu pracy. Szczególnie jeśli uwzględnimy nie tylko wydajność, wygodę, ale i psychologiczne oraz społeczne samopoczucie osób pracujących.
Uznanie szkodliwego wpływu przeciążenia pocztą elektroniczną na nasze samopoczucie psychiczne oferuje coś więcej niż tylko zrozumienie – prowadzi nas do poprawy naszej kultury zawodowej.
ROZWIĄZANIE PROBLEMU?
Jeśli batchowanie wiadomości nie jest skuteczne, bo nadal wywołuje wybuch frustracji i stresu, to jak można rozwiązać powstały problem?
Firma Arianny Huffington opracowała dość radykalne rozwiązanie dla swoich pracowników, którzy wybierają się na wakacje.
System automatycznie usuwa wszystkie przychodzące wiadomości e-mail, wysłane do pracowników przebywających na urlopie, a nadawca jest powiadamiany o ich nieobecności.
Dla wysyłającego maila zwrotka z nieobecnością często w zupełności wystarcza, natomiast sama w sobie, nie rozwiązuje problemu niepokoju spowodowanego nagromadzeniem się stosu e-maili po powrocie z relaksującego urlopu.
Firma zdecydowała się na dość proste, choć niestandardowe rozwiązanie tej sprawy. Postanowiła wyeliminować wywodzący się z nagromadzonej korespondencji stres pracowników, przez brak jej gromadzenia w czasie, kiedy przebywają na urlopie. Dzięki temu pracownicy mogą w spokoju pojechać na urlop, odciąć się od pracy i wrócić wypoczętym.
Jednak ten pomysł rozwiązuje jedynie ułamek problemu. Przecież mamy średnio 26 dni urlopowych, więc co z pozostałymi 10-11 miesiącami pracy, gdzie ciągle jesteśmy podpięci do skrzynki mailowej?
Inną metodą jest całkowite odejście od indywidualnych adresów mailowych na rzecz dedykowanych adresów dla zespołów, ról czy adresów dla klientów, które są monitorowane przez kilku pracowników. To złagodzi niepokój jednostek i obniży odpowiedzialność osoby za każdą wiadomość, co rozkłada presję na cały zespół.
Jednak to rozwiązanie nie jest dla idealne dla wszystkich – co z osobami na jednostkowych stanowiskach firmie, menedżerami, czy właścicielami?
Kolejnym pomysłem jest wdrożenie systemu zarządzania projektami, gdzie każda osoba ma dostęp do zadań, widzi ich postęp i kto jest za nie odpowiedzialny. To, w połączeniu z cyklicznymi, krótkimi spotkaniami z agendą może wydajnie zmniejszyć proces monitorowania działań. Jednocześnie przyczyni się do zmniejszenia chaosu komunikacyjnego. Oczywiście wdrożenie prawdopodobnie spowoduje dodatkowe nerwy, lecz w przyszłości obniży to stres i wydajność wszystkich zaangażowanych.
Oprócz zwiększenia szybkości i wygody, skupienie się na zminimalizowaniu nieustrukturyzowanej komunikacji otwiera drzwi do innowacyjnych sposobów działania.
Basecamp wdrożył zaplanowane godziny pracy dla zapytań technicznych, odchodząc od kultury natychmiastowych wiadomości e-mail na żądanie.
Początkowo obawiano się, że pracownicy będą mieli opory przed czekaniem na te wyznaczone godziny, ale okazało się, że opóźnienie nie stanowiło problemu. Znaczącą korzyścią było odzyskanie czasu i kontroli przez ekspertów, którzy nie byli już nieustannie przerywani nieplanowanymi zapytaniami.
Z przeciwnej strony barykady do takich rozwiązań są głosy, że odpisywanie w trybie natychmiastowym klientom podnosi ich zadowolenie i przekłada się na biznes. Pytanie, jakim kosztem w dłuższym okresie?
Komunikacja mailowa koliduje z ludzkimi potrzebami i instynktem. Możliwość natychmiastowej odpowiedzi przy niewielkim wysiłku i kosztach wydaje się strzałem w dziesiątkę, przynajmniej na zewnątrz.
Natomiast ciągłe wysyłanie i odbieranie wiadomości nie jest dla człowieka zrównoważonym sposobem na życie. Technologie mają największy wpływ, gdy są używane celowo, mając na celu zwiększenie ludzkiego doświadczenia, a nie jego zmniejszenie.
Poczta elektroniczna nie tylko zwiększa obciążenie pracą, ale także zakłóca naszą zdolność do skupienia się i efektywnego wykonywania zadań. Co więcej, e-mail jako medium czysto pisemne często nie przekazuje niuansów, prowadząc do nieporozumień i przerw w komunikacji.
E-mail nie powinien zostać wyeliminowany, ale jego użycie musi zostać ponownie ocenione i dostosowane do realiów, aby upewnić się, że nie utrwala naszego nieszczęścia. To wezwanie do świadomej rekonfiguracji naszych narzędzi komunikacji cyfrowej ma kluczowe znaczenie dla wspierania zdrowszego, bardziej zrównoważonego środowiska zawodowego.
Maciej Marek
Główne źródła:
Trendy w technologii i biznesie - startuję nowy projekt!
Po licznych rozmowach z Wami na spotkaniach, konferencjach, czy w onlajnie zauważyliśmy, że brakuje jednego miejsca na naszym rynku, który skupia się na TRENDACH w biznesie i technologii.
Dlatego łączymy siły z Boguszem Pękalskim i budujemy TREBIT.
Właśnie otworzyliśmy zapisy na listę oczekujących, gdzie znajdziesz więcej szczegółów.
Serdecznie zapraszam!
Darmowa książka z naszymi autografami!
Już 11 grudnia o godz. 19:00 wpadniemy z Krzyśkiem Domaradzkim do super miejscówki przy Marszałkowskiej 89 (Volvo Car Warszawa), aby opowiedzieć o naszej książce „Startupowcy”: o bohaterach naszej książki, o kulisach jej powstawania, o naszym ekosystemie innowacji.
A kto wpadnie na spotkanie, otrzyma swój egzemplarz książki (z naszym autografem!)
Serdecznie zapraszamy :)
Zapisy na wydarzenie: https://volvocarwarszawa.pl/eventy/
Artur & Krzysiek
Polecane podcasty
Dziś mam dla Ciebie nie z 1, a z 3 polecane podcasty Technologiczne:
Rozmawiam z Dr. Eng. Katarzyną Zielińska oraz Dr. Eng. Alicją Stankiewicz o tym jak założyć startup po wyjściu z korporacji, czy łatwo jest zbudować firmę komercjalizującą projekt naukowy i kiedy zobaczymy produkty coat-it na nadwozi niemieckich producentów samochodów.
Gaz ziemny ma wiele zalet, ale wielkim problemem jest jego transport. A co jeśliby gaz najpierw skroplić, a potem dostarczyć wprost pod drzwi klientów w małych, mobilnych pojemnikach? O tym właśnie rozmawiam z Pawłem Warszyckim z firmy Nesetten, która to wymyśliła i produkuje innowacyjne pojemniej na LNG.
Marcin Koziorowski oraz Monika Radomska z EcoBean opowiadają o tym jak pomysł na startup impactowy zainteresował inwestorów, zdobył finansowanie i zamierza zmienić sposób w jaki podochodzimy do fusów po kawie.
📰 NEWSY WARTE TWOJEJ UWAGI
Do zbliżającej się misji na Marsa, NASA wybrała rakietę New Glenn od firmy Blue Origin. Misja, która ma stosunkowo niski budżet, ma być najbardziej dochodowym projektem, niż jakakolwiek inna misja na Marsa. Głównym celem misji jest zbadanie plazmy i pól magnetycznych wokół Marsa. Ponieważ okna startowe na Marsa występują tylko co 26 miesięcy, jeśli przygotowania się przedłużą i projekt nie będzie gotów do końca 2024 roku, następna szansa będzie pod koniec 2026 roku.
Jutro, 1 grudnia Google rozpocznie usuwanie nieaktywnych kont, czyli takich, gdzie użytkownik niezalogował się do niego przez conajmniej 2 lata. Po usunięciu powiązane adresy Gmail nie mogą być ponownie wykorzystane do utworzenia nowego konta Google. Aby tego uniknąć, trzeba po prostu zalogować się na swoje konta, aby je zachować.
W grudniu SpaceX zamierza zaoferować swoje akcje o wartości ponad 150 miliardów dolarów. Z tego wynika, że Elon Musk nie planuje natychmiastowego IPO dla satelitarnego ramienia firmy Starlink, które miało mieć miejsce w przyszłym roku. W 2023 r. Starlink osiągnął próg rentowności.
Shein coraz bardziej zbliża się do momentu wejścia na giełdę w USA. Podczas gdy obecna wycena spółki dalej jest wielką niewiadomą (ostatnia znana wycena wynosiła 66 miliardów dolarów). Kilku prawodawców wezwało SEC do zweryfikowania, czy Shein nie wykorzystuje swoich pracowników przy logistyce produktów, zanim zezwoli firmie na rozpoczęcie handlu na rynku amerykańskim.
Jak Ci się podoba dzisiejsze wydanie? |